Før du svarer, finn ut hvem som spør, hva spørsmålene bygger på, og om taket for leverandører kan gjelde deg. Svar deretter med ett sett tall, hvert med kilde og dato. Malen under hjelper deg å be om grunnlaget og å svare riktig.
1. Hva gjør du den første timen?
Et spørreskjema kan virke stort. Fem steg gjør det håndterlig. Åpne et steg for å se hva det betyr, et eksempel og hva som skjer hvis du hopper over det.
Hva det betyr: Finn ut hvem som spør, hva de ber om og når de vil ha svar. Mange spørreskjemaer er lange, men har en klar frist.
Eksempel: Et skjema med 80 spørsmål og en frist om tre uker.
Hopper du over det: Du blir overrasket av fristen, og haster med svar du ikke har sjekket.
Slik gjør du: Skriv fristen i kalenderen den første dagen.
Hva det betyr: Spørsmålene kan bygge på en avtale, en lov eller en innkjøpspolicy. Det avgjør hvor mye du bør svare.
Eksempel: «Gjelder dette en avtale vi har, eller er det en generell forespørsel?»
Hopper du over det: Du svarer fullt på noe du ikke har plikt til å svare på.
Slik gjør du: Bruk malen under, og be om svaret skriftlig.
Hva det betyr: Rapporteringspliktige selskaper kan som hovedregel ikke kreve mer enn den frivillige standarden fra virksomheter med inntil 1 000 ansatte, fra regnskapsår som starter 1. januar 2027.
Eksempel: Du har 20 ansatte, og kunden har mer enn 1 000 ansatte og mer enn 450 millioner euro i omsetning.
Hopper du over det: Du bruker uker på spørsmål kunden kanskje ikke kan kreve svar på.
Slik gjør du: Les artikkelen om bærekraftsdata, og sjekk status for den norske lovendringen.
Hva det betyr: Hvert tall bør komme fra et system og ha en dato. Tabellen under viser hvor du vanligvis finner dem.
Eksempel: Energiforbruk: sum av strømfakturaer fra regnskapet for 2025.
Hopper du over det: Du får ulike tall hver gang, og kan ikke forklare dem.
Slik gjør du: Skriv kilde og periode ved hvert tall.
Hva det betyr: Lagre det du sendte, slik at du kan bruke det igjen og vise hva du har svart.
Eksempel: Neste kunde får samme sett, oppdatert med nye tall.
Hopper du over det: Du begynner på nytt hver gang, og tallene stemmer ikke overens.
Slik gjør du: Hold ett sett som du oppdaterer på faste tidspunkter.
2. En svarmal du kan kopiere
Fyll inn feltene, så lages et utkast. Utkastet ber om grunnlaget og fristen, og sier hva du svarer med. Les det gjennom før du sender det, og la gjerne regnskapsføreren se på det.
E-post til kunden
Malen er et utgangspunkt, ikke juridisk rådgivning. Hva du bør svare, avhenger av avtalen og henvendelsen du har fått.
3. Hvor finner du tallene?
De fleste tallene finnes allerede i systemene dine. Tabellen viser hvor du vanligvis finner dem. Hva du faktisk har, avhenger av hvilke systemer du bruker.
| Tall | Hvor det vanligvis finnes | Hvem eier det |
|---|---|---|
| Antall ansatte | Lønnssystemet | Lønn eller HR |
| Omsetning og balanse | Regnskapet eller årsregnskapet | Regnskap |
| Energiforbruk | Strøm- og drivstofffakturaer | Regnskap eller drift |
| Utslipp fra egen drift | Beregnes fra energiforbruket. Metoden bør dokumenteres. | Den som lager tallet |
| Sykefravær og skader | HR, lønn eller HMS-registrering | HR eller leder |
| Retningslinjer | Dokumenter dere allerede har | Ledelsen |
| Anti-korrupsjon, bøter | Egen bekreftelse fra ledelsen | Ledelsen |
| Leverandører og arbeidsforhold | Leverandørlister og innkjøpsrutiner | Innkjøp eller leder |
Hvilke tall som faktisk kreves, finner du i den frivillige standarden eller i kundens spørsmål. Se artikkelen om bærekraftsdata for en liste du kan samle fra.
4. Når svarer du fullt, og når ber du om grunnlaget?
Klikk på en situasjon for å se hva du bør gjøre.
Hva gjør du?
5. Hva bør du sjekke før du sender svaret?
Hak av når du har gått gjennom punktet.
Syv ting før du sender
- Fristen er notert, og du har bedt om grunnlaget skriftlig.
- Du har sjekket om taket for leverandører kan gjelde deg.
- Hvert tall har en kilde og en periode.
- Du gir bare det som kreves, og ikke navn eller andre personopplysninger uten grunn.
- Du har sagt ærlig fra om det du ikke har.
- Regnskapsfører eller leder har sett over svaret.
- Du har lagret det du sendte, slik at du kan bruke det igjen.
Punktet om personopplysninger henger sammen med artikkelen om hvem som skal se hva.
6. Hvor kan et dashbord hjelpe?
Når tallene hentes fra regnskap og lønn inn i ett sett, slipper du å lete etter dem hver gang et skjema kommer. Du ser hvor hvert tall kommer fra, og du bruker samme sett mot alle som spør. Det er samme tanke som i artikkelen om å koble nettbutikk og regnskap.
- Å svare på alt uten å spørre hva det bygger på.
- Å gjette tall du ikke har.
- Å bruke nye definisjoner for hver kunde.
- Å glemme å lagre svaret.
7. Hva gjør vi ikke?
Vi gir ikke juridisk rådgivning eller bærekraftsrådgivning, og vi reviderer ikke tallene dine. Vi hjelper deg å samle og vise tall fra systemene du har. Reglene i denne artikkelen er hentet fra kilder oppgitt i artikkelen om bærekraftsdata, og status kan ha endret seg siden 1. oktober 2026.
8. Ofte stilte spørsmål
Det avhenger av hva spørsmålene bygger på. Står de i en avtale du har signert eller i et anbud, bør du svare. Ellers bør du spørre hvilket grunnlag de har. Fra regnskapsår som starter 1. januar 2027 kan rapporteringspliktige kunder som hovedregel ikke kreve mer enn den frivillige standarden fra virksomheter med inntil 1 000 ansatte.
Det står vanligvis i henvendelsen, eller i avtalen. Er fristen uklar, spør om den. Etter åpenhetsloven skal virksomheter som er omfattet svare på forespørsler innen tre uker. Det gjelder den som er omfattet av loven, ikke nødvendigvis deg som leverandør.
Antall ansatte, omsetning, energiforbruk, utslipp fra egen drift, sykefravær og skader, og hvilke retningslinjer dere har. Mye finnes allerede i regnskap og lønn.
Ja, det er poenget med å samle tallene i ett sett. Pass på at definisjonene er like og at tallene har kilde og dato.
Si det ærlig, og oppgi hva du kan levere og når. Ikke gjett. Spør om et enklere format er nok.
Les videre
Dette er den siste artikkelen i temaet om bærekraftsdata.
Bærekraftsdata for småbedrifter: hva kundene dine spør om
Les artikkelen → PersonvernDashbord og personvern: hvem skal se hva?
Les artikkelen → Koble systemerSlik kobler du nettbutikken til regnskapssystemet
Les artikkelen →Vil du slippe å lete etter tallene hver gang?
Kartleggingen er uforpliktende. Den viser hva som kan hentes fra systemene du har, hva det gir og hva det koster.
Book kartlegging