Gi hver rolle bare tilgang til det den trenger, og la færre kunne endre enn se. Loggfør hvem som ser og endrer sensitive tall, og fjern tilgang samme dag som noen slutter. Det som fungerer i et dashbord, er enkle roller som du selv kan oversikte.
1. Hvorfor er tilgang et personvernspørsmål?
Et dashbord samler tall fra flere systemer, som regel også opplysninger om kunder og ansatte. Jo flere som ser dem, jo større er risikoen for feil og lekkasje. Personvernforordningen (GDPR) krever at du bare behandler det du trenger (artikkel 5), og at opplysningene er sikret (artikkel 5 og 32). Tilgangsstyring er hvordan du viser det i praksis.
Hvis en utvikler skal bygge dashbordet, må du også ha en databehandleravtale. Tilgangen utvikleren får underveis, hører inn under den.
2. Hvilke fem prinsipper gjelder?
Åpne et prinsipp for å se hva det betyr, et eksempel og hva som skjer hvis du hopper over det.
Hva det betyr: Hver rolle ser bare det den trenger for å gjøre jobben. Prinsippet kalles dataminimering og står i personvernforordningen (GDPR) artikkel 5.
Eksempel: Kundeservice ser kundens navn og ordrestatus, men ikke regnskapstallene.
Hopper du over det: Alle ser alt, og feil og lekkasjer rammer mer enn nødvendig.
Slik gjør du: Skriv ned hva hver rolle trenger, og begynn med det minste.
Hva det betyr: Tilgang gis til en rolle, og personer får rollen sin. Da er det enkelt å endre når noen bytter oppgaver eller slutter.
Eksempel: «Regnskap» er en rolle. Kari får rollen mens hun jobber med regnskapet.
Hopper du over det: Tilgang bygger seg opp per person, og ingen har oversikt.
Slik gjør du: Bruk få, tydelige roller, og la hver person ha så få som mulig.
Hva det betyr: Å se et tall og å kunne endre det er ulik risiko. Gi endringsrett til færre enn leserett.
Eksempel: Kundeservice kan se en faktura, men bare regnskap kan endre den.
Hopper du over det: Én feil klikk endrer regnskapet.
Slik gjør du: Gi leserett som standard og endringsrett bare der det trengs.
Hva det betyr: Dashbordet skal registrere hvem som har sett eller endret sensitive opplysninger, og når tilgang er gitt eller fjernet. Det hjelper deg å oppfylle kravene til sikkerhet i GDPR artikkel 32.
Eksempel: Du kan se at en ekstern konsulent åpnet lønnstall i går kl. 15.
Hopper du over det: Du kan ikke svare hvis det oppstår en feil eller et avvik.
Slik gjør du: Be om at loggen finnes, hvor lenge den oppbevares, og at du kan lese den.
Hva det betyr: Når noen slutter eller prosjektet er ferdig, skal tilgangen fjernes. Gjør det til en fast rutine.
Eksempel: En konsulent som er ferdig, mister tilgangen samme dag.
Hopper du over det: Gamle tilganger blir liggende og kan misbrukes.
Slik gjør du: Avtal hvem som fjerner tilgang, og hvor raskt, og kontroller tilgangene jevnlig.
3. Sett opp hvem som skal se hva
Klikk på en rute for å bytte mellom ingen tilgang, se og endre. Se hva som dukker opp under tabellen.
Roller og opplysninger
| Eier | Regnskap | Kundeservice | Ekstern konsulent |
|---|
4. Hva med eksterne?
Eksterne, som utviklere og konsulenter, bør få minst mulig tilgang, for en avgrenset tid, og med logging. Jo mer sensitiv opplysningen er, jo viktigere er det. Hva avtalen med dem må inneholde, står i artikkelen om databehandleravtale.
5. Hva bør du sjekke før dashbordet tas i bruk?
Hak av når du har fått svar.
Åtte ting før dere tar dashbordet i bruk
- Rollene er definert, og hver rolle har en kort beskrivelse.
- Ingen har mer tilgang enn jobben krever.
- Færre kan endre enn se.
- Dashbordet logger hvem som ser og endrer sensitive tall.
- Du kan selv lese loggen, og du vet hvor lenge den oppbevares.
- Det er en rutine for å fjerne tilgang når noen slutter.
- Eksterne har avgrenset tilgang og en avtale.
- Dere gjennomgår hvem som har tilgang jevnlig.
Når du ber om tilbud på et dashbord, bør disse punktene stå i tilbudet. Hva et tilbud ellers bør inneholde, står i artikkelen om hva en kobling koster.
- Å gi alle samme tilgang fordi det er enklest.
- Å gi endringsrett når leserett er nok.
- Å glemme å fjerne tilgang når noen slutter.
- Å ikke ha noen logg, slik at ingen vet hva som har skjedd.
6. Hva gjør vi ikke?
Vi gir ikke juridisk rådgivning, og denne artikkelen erstatter ikke det. Tabellen over er et eksempel, ikke en fasit. Riktige roller avhenger av virksomheten din. Tilgang og logging avtaler vi i kartleggingen.
7. Ofte stilte spørsmål
Bare de som trenger tallene for å gjøre jobben sin. Gi tilgang etter rolle, ikke etter hvem som spør, og start med minst mulig. Det er lettere å gi mer tilgang senere enn å ta den tilbake.
Dashbordet bør bare vise og lagre opplysningene det trenger. Trenger du bare totaler, vis totaler, ikke kundenavn. Prinsippet står i personvernforordningen (GDPR) artikkel 5.
Hvem som har logget inn, hvem som har sett eller endret sensitive tall, og når tilgang er gitt eller fjernet. Loggen skal kunne leses av deg, og ikke bare av utvikleren.
Ja, men med minst mulig tilgang, for en avgrenset tid og med logging. Er personopplysninger involvert, må det avklares i en databehandleravtale.
Fjern tilgangen samme dag, og sjekk loggen for hva vedkommende har hatt tilgang til. Rutinen bør stå i avtalen med utvikleren, slik at du vet hvem som gjør det.
Les videre
Dette er den andre artikkelen i temaet om personvern. Neste handler om hvor dataene lagres.
Databehandleravtale med programvareutvikler: hva den må inneholde
Les artikkelen → Neste i temaetHvor lagres dataene dine?
Les artikkelen → Neste temaBærekraftsdata for småbedrifter: hva kundene dine spør om
Les artikkelen →Se alle artikler i temaet Personvern →
Vil du ha et dashbord med riktig tilgang fra start?
Kartleggingen er uforpliktende. Vi avtaler roller, tilgang og logging sammen med deg, og du får det skriftlig.
Book kartlegging