GALPE Formazione hadde søknader i e-post og regneark, meldinger fra private telefoner og sertifikater laget for hånd. Vi bygde en plattform som tar imot søknader, gir sekretærene en felles oversikt med tydelig eierskap, samler kommunikasjonen i en logg og lager sertifikatene automatisk. Fire innganger er i drift.
1. Klienten
GALPE Formazione er et akkreditert opplæringsinstitutt i Paternò på Sicilia. Skolen tilbyr sertifiserte kurs og sikkerhetsopplæring, er godkjent av regionale myndigheter og jobber med strenge krav til dokumentasjon, sporbarhet og samsvar med offentlig regelverk.
2. Utgangspunktet
Da vi startet, var nesten hele driften manuell:
- Søknader kom inn via e-post og telefon og ble ført inn i et regneark for hånd.
- Ingen hadde en felles oversikt over hvem som hadde tatt kontakt med hvem, eller hva som ble sagt.
- Sekretærene brukte private mobiltelefoner til meldinger, så samtalene var ikke sporbare og kunne forsvinne når en ansatt var borte.
- Det fantes ingen logg over hvem som hadde fulgt opp en mulig student.
- Kurs ble ført i separate Excel-filer uten kobling mellom påmelding, oppmøte og sertifisering.
- Sertifikater ble laget for hånd, med de feilene det fører til.
3. Oppdraget
Bygge en intern plattform fra bunnen av som dekker hele livsløpet til en student, fra første henvendelse til sertifikat. Kravene var en offentlig landingsside som tar imot søknader, en lead-oversikt for sekretærene med tydelig eierskap og full kommunikasjonslogg, e-post og WhatsApp direkte i plattformen, kursadministrasjon med oppmøte og sertifikater, en logg som ikke kan slettes, og en administrasjonsdel for brukere og innstillinger.
4. Løsningen
5. Funnet og rettet under testing
6. Før og etter
| Område | Før | Etter |
|---|---|---|
| Søknader | Manuelt, via e-post og telefon | Rett inn som leads |
| Kommunikasjon | Private telefoner, ikke sporbart | Samlet, logget og merket med kanal |
| Eierskap til leads | «Jeg trodde du tok den» | Navn og tidspunkt på kortet |
| Sertifikater | Laget for hånd | Automatisk PDF |
| Revisjonsspor | Ingen | Logg som ikke kan endres |
| Innganger i drift | 0 | 4 |
7. Har du en lignende situasjon?
Har du en manuell prosess som koster tid og tillit, eller trenger du sporbarhet i en regulert bransje? Vi starter med en kartlegging.